OPTIMALISASI PENGGUNAAN SISTEM PENGARSIPAN DAN GOOGLE DRIVE UNTUK MENINGKATKAN EFISIENSI ADMINISTRASI DAN DOKUMENTASI DI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS WIRARAJA
Abstract
Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi administrasi dan dokumentasi melalui penerapan sistem pengarsipan digital berbasis Google Drive di Fakultas Teknik Universitas Wiraraja. Kondisi awal menunjukkan bahwa pengelolaan dokumen di lingkungan fakultas masih didominasi oleh metode manual dan penyimpanan fisik, sehingga proses pencarian dokumen sering memerlukan waktu lama, rawan terjadi duplikasi file serta berpotensi menimbulkan kehilangan arsip. Melalui pelaksanaan kegiatan ini, dilakukan serangkaian tahapan yang meliputi analisis kebutuhan, perancangan struktur sistem administrasi digital, implementasi aplikasi dan media penyimpanan cloud, pelatihan penggunaan Google Drive, hingga tahapan evaluasi untuk mengukur tingkat pemahaman pengguna dalam mengoperasikan sistem yang diterapkan.
Pelaksanaan implementasi dan pelatihan dilakukan secara langsung kepada staf administrasi dan perwakilan program studi, dimana peserta didampingi dalam proses praktik mengelola folder, melakukan upload file, pengaturan hak akses, serta pemanfaatan fitur pencarian dokumen berbasis kata kunci. Hasil observasi menunjukkan bahwa peserta mampu memahami alur penggunaan sistem dan merasakan manfaat berupa kemudahan akses, efisiensi waktu, serta pengurangan risiko kehilangan dokumen. Penerapan sistem digital berbasis cloud ini tidak hanya mendorong efisiensi administrasi, tetapi juga menjadi langkah awal Fakultas Teknik menuju sistem kerja yang lebih modern dan adaptif terhadap perkembangan teknologi digital.
References
Ismail, dkk. (2025). Pengaruh Digitalisasi Terhadap Efektivitas Administrasi (Studi Kasus Pada Dinas Pendidikan Kota Palembang Bagian Staff Umum dan Kepegawaian). Madani: Jurnal Ilmiah Multidisiplin, 3(1), 1065-1069.
Annajmi, A., Arcat, A., Afri, L. E., & Nurrahmawati, N. (2023). Pendampingan Digitalisasi Arsip sebagai Penunjang Paperless Office di SMP Negeri 4 Satu Atap Rambah Samo. BERNAS: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat, 4(2), 1387–1396.
Muriati, S., Syam, U., Rampeng, Molier, D. D., & Bakri, M. (2024). Optimalisasi Google Drive sebagai Basis Data di Era 5.0. IPTEK: Jurnal Hasil Pengabdian Masyarakat, 4(1), 37-42.
Asa, H., Nurfadhilah, A. N., Hindib, A. M., Khadijah, Setiawan HR, I., Wulandhari, S., & Haruna, H. (2022). Tata Kelola Administrasi Sekolah Berbasis Internet. SMART: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat, 2(1), 42–49.
Utomo, H. S., Supriyanto, A., Rahmanto, O., & Yuliyanti, W. (2023). PENGARSIPAN FILE BERBASIS CLOUD DI Desa Nusa Indah. Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat MEDITEG, 8, 11-20.
Asa, H., Nurfadhilah, A. N., Hindib, A. M., Khadijah, Setiawan HR, I., Wulandhari, S., & Haruna, H. (2022). Tata Kelola Administrasi Sekolah Berbasis Internet. SMART: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat, 2(1), 42–49.
Setyawan, H., Samsiyah, S., Maryatun, I., & Riasmiati, A. (2024). Akreditasi Kearsipan Di Perguruan Tinggi Indonesia: Prosedur, Pengaruh, Dan Tantangan Dalam Peningkatan Kualitas Manajemen Arsip. Jurnal Perpustakaan dan Kearsipan, 4(2), 43-59.
Muriati, S., Syam, U., Rampeng, Molier, D. D., & Bakri, M. (2024). Optimalisasi Google Drive sebagai Basis Data di Era 5.0. IPTEK: Jurnal Hasil Pengabdian Masyarakat, 4(1), 37-42.
Rasyid, R., Wahdiniawati, S., Rasyid, A., Budiarto, B., & Rustiawan, I. (2024). PROSES MANAJEMEN PENGELOLAAN ARSIP DIGITAL DAN HASIL BELAJAR MAHASISWA PERGURUAN TINGGI. E-Amal: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat, 4(2), 499-504
.png)
