APLIKASI ADMINISTRASI DAN MONITORING PERIZINAN SANTRI PONDOK PESANTREN MAMBAUL ULUM BERBASIS WEB DAN QRCODE

Abstract

ABSTRAK - Proses pengelolaan surat di Pondok Pesantren Mambaul Ulum hingga saat ini masih dilakukan secara manual, mulai dari pengajuan, persetujuan, hingga distribusi surat fisik. Metode ini sering menimbulkan hambatan seperti keterlambatan pemrosesan konvensional, kesalahan pencatatan, serta kurangnya efisiensi dalam penyimpanan arsip. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, penelitian ini bertujuan mengembangkan aplikasi berbasis web yang mampu memfasilitasi administrasi dan pemantauan surat santri secara digital dan terintegrasi. Sistem dirancang agar mempermudah komunikasi antar pihak, khususnya antara admin dan pengasuh, tanpa harus melakukan tatap muka. Pengembangan sistem dilakukan menggunakan pendekatan Waterfall, dimulai dari analisis kebutuhan, desain sistem, implementasi aplikasi, hingga pengujian fungsional. Aplikasi dibangun dengan framework Laravel serta dilengkapi fitur notifikasi otomatis melalui WhatsApp API dan QR Code untuk validasi surat secara digital. Hasil dari pengujian menunjukkan bahwa sistem berjalan dengan baik, memenuhi kebutuhan pengguna, dan memberikan peningkatan yang signifikan terhadap kecepatan serta akurasi layanan. Berdasarkan evaluasi eksternal melalui penyebaran kuesioner kepada pengguna, aplikasi mendapatkan nilai kepuasan sebesar 85,71%, yang termasuk dalam kategori “sangat layak”. Dengan hadirnya sistem ini, proses administrasi surat di Pondok Pesantren Mambaul Ulum menjadi lebih efisien, transparan, dan mudah dilacak secara real-time, sehingga mendukung digitalisasi layanan di lingkungan pesantren .